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Utilisation des Emails (III)

Une priorite.

La derniere fois, j'ai commence a aborder l'utilisation de votre courrier electronique dans votre vie quotidienne sur Internet. L'email est un moyen fabuleux de communication sur le reseau. C'est exact, il existe aussi les communications telephoniques par Internet, mais, ce genre d'outil est encore en phase de developpement. Pour etre pleinement fonctionnel, il est necessaire, entre autres, que les deux interlocuteurs (a savoir vous et votre correspondant) possedent le meme logiciel de communication telephonique. Le telephone par Internet n'est pas encore tres pratique pour les petites et moyennes societes. C'est vrai, il existe de gros systemes bien couteux et suffisament fonctionnels mais c'est principalement reserve aux societes ayant un budget, assez consequent, alloue a la communication. Il reste donc, comme moyen de communication fiable et fonctionnant pour tout le monde, le courrier electronique.

Comme il a deja ete dit precedemment, votre dependance dans le courrier electronique et la croissance du volume de courriers que vous allez recevoir va aller en augmentant avec le temps. Personnellement, la somme de courrier que je recois est proportionnelle a la frequentation de mon site. Quand j'ai commence sur Internet en 1996, il n'etait pas inhabituel que je reste certains jours sans recevoir un seul email !! C'est tout a fait normal au debut, le courrier est un peu comme le trafic sur votre site web, ca commence doucement pour croitre peu a peu et prendre une importance certaine.

Pourquoi la gestion du courrier electronique est-elle si importante ? Et bien, c'est assez simple, la plupart des gens vous jugent, jugent votre societe et les services que vous proposez a travers la maniere dont vous vous en sortez avec votre courrier. Ce que je veux dire ? Et bien, par exemple, il y a quelques semaines, l'annee derniere pour etre plus precis, une societe m'a demarche par email pour certains produits. Leurs produits etaient interessants et le courrier electronique qu'elle m'avait envoye etait suffisament concis et attracteur pour que je desire en savoir plus. Sur leur message, il y avait la possibilite soit d'etre enleve de leur liste de prospects ou bien soit d'avoir plus de renseignements. J'ai donc appuye sur reponse ("reply" en anglais) pour avoir plus d'informations, me disant que j'aurai une reponse quasi immediate par autorepondeur, mais ce n'etait pas le cas ! Bon, peut-etre que la demande d'informations supplementaires est traitee manuellement par le service commercial, ce qui demontre un serieux evident, j'ai donc attendu deux jours de plus et... toujours aucune reponse. Finalement, j'ai presume que le serveur courrier devait avoir des problemes, je suis alors alle sur le site de la societe, j'ai releve l'adresse email de la personne responsable des ventes et j'ai renvoye un nouveau courrier... et bien, plusieurs semaines apres, je n'ai toujours aucune reponse !!!

Quels sont selon vous les probabilites pour que je travaille avec cette societe aujourdhui... allez, soyons honnete... il y en a aucune meme si le service client me recontacte, s'excuse dans tous les sens. Cet exemple demontre bien l'importance du courrier electronique pour une societe. Il est possible d'avoir un beau site, une bonne demarche commerciale, de bons produits ou services mais si la qualite de reponse par courrier electronique est nulle, c'est le suicide assure !

Je debute chacune de mes journees par lire mon courrier electronique en donnant une reponse a chaque email en demandant une. Si le courrier necessite que je rassemble des informations supplementaires, je reponds de suite au client et lui dit que je le recontacterai plus tard ayant a rassembler des informations pour pouvoir repondre correctement a sa question. Je classe aussitot la lettre dans un repertoire specifique, un repertoire ou je sais avoir mis des mails demandant une reponse plus detaillee. De meme, s'il y a une personne a contacter pour obtenir les informations, je lui ecris avant de passer au prochain message a lire. Je sais, cette maniere de gerer son courrier peut prendre beaucoup de temps, c'est tout a fait exact et pourtant, c'est necessaire. Je passe generalement plus de trois heures chaque matin a lire mon courrier, y repondre correctement, le classer et tout. Je donne la plus grande priorite au courrier electronique, je m'en occupe meme avant d'ecouter les messages sur mon repondeur telephonique.

A vrai dire, je prefererai gerer completement mes affaires par l'intermediaire du courrier electronique et ne pas avoir a travailler avec le telephone. La plupart du temps, les gens qui prennent le temps de m'appeler pour avoir des informations complementaires l'ont fait apres avoir cherche mon numero sur les pages du site web... En cherchant plus, je suis sur qu'ils auraient trouve la reponse a leurs questions. Je realise combien les etres humains aiment traiter par telephone, ca personnalise la relation, il est plus facile de savoir si une personne sait de quoi elle parle ou non, de se former une opinion sur la maniere dont est geree la societe par la facon dont les reponses sont faite au telephone... Je pense que ce qui se fait par telephone, hier et aujourdhui, va se faire de plus en plus par courrier electronique dans les mois, les annees a venir. Faites de la reponse a vos emails votre toute premiere priorite !

J'espere avoir assez insiste, mais, je recommence... Faites de votre courrier electronique une priorite !! Repondez a votre courrier aussi rapidement que vous le pouvez et essayez de le faire regulierement tout le long de votre journee. Si vous ne commencez pas a prendre de bonnes habitudes quand vous avez uniquement une vingtaine de lettres par semaine, vous allez etre completement perdu quand vous vous trouverez confronter a plus de 200 messages par jour.


l'auteur de cet article

Chris HEDE est le concepteur du site IDF.net et s'est specialise dans la promotion des sites Internet ainsi que les moteurs de recherche.
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